職場、ゼミ、サークル旅行などグループでの貸切バス旅行の幹事さん向けのしおり

職場の社員旅行、学校のゼミやサークル旅行、友人同士や消防団など、団体旅行の幹事さんはバスツアーにおいて最も大切な役割です。

旅行の幹事に選ばれる理由は様々です。

• 責任感がある
• 立候補
• リーダー的なキャラクター
• 順繰り
• くじ引き

などなど…。

幹事さんって、考えるだけでも大変ですよね。
嫌だなあ…めんどくさい…やりたくない…面倒だなぁ…と思う方も多いのではないでしょうか。

どんな理由であっても、幹事さんに決まったら、文句を言われたり、疲れてしまっても、旅行が終わるまでしっかりを役割を果たさなければなりません。

そうは言っても、特に初めてであれば幹事って何をしたらいいの？とわからないのも無理はありません。

ここでは、一般的な貸切バス旅行の幹事さんの心得と、計画から実行、会計報告までの段取り、やることとコツをまとめました。

初めてのバス旅行幹事マニュアル、しおりとしてお使い頂ければ幸いです。

手伝ってくれる人を探す

少人数のグループ旅行なら簡単ですが、大人数になってくると一人の幹事ではまとめるのは大変です。

副幹事や、会計担当の人を決めることで、幹事は全体のディレクションに注力することができます。

副幹事

副幹事の仕事は、バス旅行における幹事の補佐です。
どの程度の範囲を振られるかは、幹事さん次第でケースバイケースですが、基本的には仕事が重複しないよう、幹事さんの指示に従うのがいいでしょう。
幹事さんが仕事でいっぱいな時に、代わりに動いて、幹事さんに報告します。

会計

会計は、出入金の管理をすることになります。
お金の管理を引き受けることで、幹事や副幹事が、人やコトに注力できるようになります。
お金の管理は団体旅行において非常に重要です。
計画から清算に至るまで、お金の流れをしっかりと管理・報告しましょう。

バス旅行の目的を確認する

まず、旅行をする上で目的を認識することが必要です。
目的なんて考えたこともなかった、という方がほとんどではないでしょうか。
仲間内の旅行であれば、

• なんとなく楽しそうだから
• 毎年やっているから
• 気分転換

という場合も多いかもしれません。
それなら、それでもいいでしょう。

社員旅行、研修旅行やゼミ、サークルなどであれば、

• 親睦を深めてお互いに仲良くなる
• コミュニケーションを活性化させる
• チームを強くする
• 能力を上げる
• 視察

など、目的は多岐に渡ります。
もちろんこの中の一つではなく、複合的に組み合わさっていることがほとんどです。

旅行を終えたあと、メンバーがどうなっていたいのか、幹事の頭の中にあるかどうかで全く違ってきます。

ではどうやって目的を決めればいいのでしょうか？
それについては、次のアンケートを活用するのがお勧めです。

アンケートで貸切バス旅行の概要を決める

バス旅行をするメンバーの人数にもよりますが、アンケートは団体旅行において非常に有効です。

目的地やレクリエーション、苦手なことなど、事前に聞いておくことで、多くの人が満足できるバスツアーをプランニングすることができますし、幹事の権限で勝手に決めたわけではないということを示して、文句が出にくくもなります。

アンケートに関しては、以下のような方法があります。

Google フォーム

全員がスマホやパソコンでネットにアクセスできる環境である場合、簡単にアンケートフォームを作れるこちらのグーグルフォームを使うのが便利です。

こちらに文例をご用意しましたので、Googleアカウントでログインしてご参照ください。

Facebookアンケート

メンバーが全員、Facebookアカウントを持っていて、グループに入っていたら、Facebookのアンケート機能が便利です。
誰もが希望を出すことができて、視覚的に結果がリアルタイムで反映されます。
Facebookアカウントを持っていない人がいると不公平になるのがデメリットです。

紙

ネットを使わず、紙が親しみやすいというグループの場合は、やはり紙のアンケートが一番ですね。

一箇所にまとめて置いておいて取っていってもらう形だと、持っていかない場合もあるので、一人ひとりの机の上に置くか、手渡しするのが確実です。

以下、アンケートの例文をご紹介します。

貸切バスツアーのアンケート文例

【社員旅行のアンケートにご協力お願いします】◯月◯日までにご返信ください。

グループ旅行のアンケートにご協力お願いします！
皆様お忙しい中、お手数ですが◯月◯日までにご回答お願いします。

■旅行に参加できますか？

できる / できない / 日程によってはできる

■旅行日程の希望はありますか？
（　　）月（　　）日～（　　）月（　　）日頃・希望なし

■旅程の希望はありますか？
日帰り / 1泊2日 / 2泊3日

■旅行先の希望はありますか？

■社員旅行でやりたいことはありますか？
（例：温泉、観光地、果物狩り、ショッピングなど）

■自己負担がある場合、1人あたりの予算はいくらまでが望ましいですか？
・1万円以下　・1万円〜3万円　・3万円〜5万円　・5万円以上

■宴会やバス内でのレクリエーションでご希望はありますか？
（例：カラオケ、ビンゴ、景品の例など）

■バスの座席で希望はありますか？
（例：トイレ近く、窓側など）

■その他、希望があればお聞かせください

ご協力ありがとうございました！

貸切バスツアーの目的地の決め方

目的地を決める際には、以下のようにいくつかの目安を立てるといいでしょう。
「ディズニーランド」「草津温泉」のように具体的に回答してくれる人もいれば、「遊園地」「温泉」のように分野だけを回答する人もいます。

回答例としては、以下のような分野を入れておくといいでしょう。

• 海
• 山
• キャンプ
• 果物狩り
• アウトドア
• 温泉
• ショッピング
• 観光地
• 遊園地
• 海外
• リゾート地
• スキー
• ゴルフ

ホテル、旅館

宿泊施設は、団体旅行の質を大きく左右します。
パンフレットの写真だけではなく、以下の要素を見極めて選びましょう。

• 料金
• 立地
• 景観
• 食事
• 部屋
• 口コミ

アンケートが集まったら、結果はなるべく見やすい形で公表しましょう。その方が不満が出にくいです。

最も希望の多い形に寄せるのが好ましいですが、予算その他の要素との兼ね合いもありますので、このようなアンケート結果に基いてこのような方向で行きます、とメンバーに周知しましょう。

貸切バスツアーの情報収集

アンケート結果を元に、情報を集めます。
ここで、毎年恒例であったり前回の旅行があった場合、前の幹事さんに話を聴くのも大切です。

メンバーが同じとは限りませんが、経験則に基づいたノウハウを教えてもらうことで、トラブルを避けてよりよい旅にすることができるでしょう。

また、旅行の現場においても何かと助けてくれるかもしれません。

貸切バスツアーの見積もり

予算、人数、目的地候補が決まったら、実際にかかる予算の目安を確認しましょう。

予算の範囲内に収まる価格帯の宿泊先や移動手段を決めます。

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予算内に収まる公算が取れたら、目的地と宿泊地を確定しましょう。

予約

実際に予約をします。

この際、バスにしてもホテルや旅館にしても、団体旅行である旨を告げて、多少の人数の増減があるかもしれない点、宴会の有無、バスの座席やガイドの有無、トイレについてなど希望を告げましょう。

また、バスの場合は人数に応じて大型バス、中型バス、小型バス、マイクロバスといった種類があります。

見積もり後、迷う点がございましたらお気軽にご相談ください。

また、ガイドさんをつけると、幹事さんとしては何かと助けになってくれるので楽になるでしょう。

団体旅行の特性として、参加を締め切った後に急遽、参加を希望してくる人や、新メンバーの加入、また病気や急な事情で参加できない人が出て来る可能性もあるので、余裕を持ってプランニングすることが大切です。

この時点で、必要になる予算も確定します。

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集金

バス旅行の詳細が決まったら、集金をしましょう。
期限を必ず守ってもらうことが必須です。
現金で集める場合、紛失しないように金庫や専用の口座に入れておくのがいいでしょう。
振込の場合は、口座の情報を確認して、過不足のないように管理しましょう。

期限は余裕を持って設定し、遅れがないよう、支払いをしていない人がいたら、上司や先生などに呼びかけをお願いするのもいいでしょう。

それでも遅れる人が出てくるのはあり得るので、あらかじめ、遅れた場合はどうすると決めておくのがお勧めです。
・1日遅れたら参加できない
・3日遅れたら参加できない
・後日清算にする
など、ルールを決めてしまえば安心できます。

バスツアーのしおり、資料を作る

集金と並行して、全員が確認できる栞や資料を作ります。
簡単に参照できるよう、A4の紙に1〜2枚程度がいいでしょう。

• 日時、曜日
• 目的地
• 宿泊先
• ルート
• 交通手段、貸切バスなら座席表
• 持ち物
• レクリエーション、出し物
• 宴会について
• 幹事の連絡先
• 他、注意点

これらを書いておけば大丈夫でしょう。

貸切バス、宿泊費の支払い

集金が完了したら、宿泊先やバス会社に支払をします。
busmarketでは各種支払方法で簡単にお支払いただけます。
いちど無料お見積をご利用ください。

直前の準備

仕事や通常の活動に忙しいメンバーたちは、意外と旅行の期日を忘れていることもあります。

一週間前、三日前、前日と、ポイントごとにリマインダーとして再確認するようにしましょう。

メールや紙、朝礼などみんなが集まる場所で告知するのがいいでしょう。

前日までに用意するもの

特に貸切バス旅行の場合、車内に持ち込むものを用意しましょう。

• • 飲食物

アンケートでの、お酒を飲む人、飲まない人、苦手なものなどの情報をもとに余裕をもって数を用意しましょう。

• ビンゴなどのレクリエーショングッズ
• 人数分のしおり(座席表)
• エチケット袋
• CD、DVDなど

バスツアー出発

さあ、当日です。
幹事は、集合時間の30分前には着いているようにしましょう。
しおりに連絡先を載せてあるので、遅刻する人や迷っている人などから連絡がある可能性もあります。

柔軟に話を聴きつつ、運転手さんや他の参加者とも相談して、処置を決めましょう。

バスの待ち時間に遅刻する人の対処

少し出発を遅らせる

この方法が、もっともポピュラーです。
15分〜30分くらいまでが限度なのが一般的です。
とはいえ、社員旅行で偉い人が遅れるとなったら…それはケースにもよります。このあたりの判断も、幹事がすることになります。

不参加にする

遅刻する人がどうしても集合場所から遠かったり、体調が悪かったり、身内に不幸があったりした場合、やむを得ず不参加にすることもありえます。
その場合、一般的には参加費は返金しませんが、最後の会計で予算が余った場合には、返金するのが良いでしょう。

別のピックアップ場所を設定する

遅刻する人の自宅や現在地が、目的地と集合場所の中間であったら、途中の地点でピックアップすることも選択肢の一つになります。
高速バスであればサービスエリアやパーキングエリアがいいですが、アクセスが難しいのでなるべくなら集合場所に来てもらえるのが一番です。

遅れる人だけ現地集合にする

遅刻する人の自宅や現在地が目的地に近い場合、その人は現地集合にするという方法もあります。
集合場所に大幅に遅れるのであれば、その方が安心して合流できるでしょう。その場合、行きのバス代金は返金しないのが一般的ですが、会計の時点で予算が余っていれば返金しても良いでしょう。

点呼、管理

集合場所での点呼と、全員いるかどうかの管理も幹事の重要な仕事です。
貸切バス旅行であれば途中の休憩場所、サービスエリアやパーキングエリア、道の駅などで集合時間をしっかりと告げ、車内で座席表をもとに全員が集まっているかどうかを確認して出発しましょう。

以下、点呼にお勧めの計数機、カウンターアプリです。
タップするだけで数が数えられるので、バスなどで点呼を取るさいに便利です。

■Androidアプリ
クリック カウンター

■iPhoneアプリ
vivid counter

宴会の仕切り

宿泊先で、宴会がある場合は宴会の仕切りも幹事の仕事です。
場合によっては、旅行の幹事とは別に宴会の幹事を任命してもいいでしょう。

飲食代は宿泊代と一緒に支払うことが一般的ですが、宴会場が別のケースもあり得ます。

宴会での挨拶、出し物などの仕切りは事前に用意して、簡単な進行表を作っておきましょう。

また、人間関係を把握して座席をよりよい配置にしておけば、トラブルも起きにくいでしょう。

帰り

現地での日程を終えたら、帰り道です。
お土産などで荷物が増えていることも考えられるので、座席表は行きと同じとは限りません。

行きよりも疲れている人も多いでしょうから、レクリエーションも行きよりは控えめがいいかもしれません。

行きと同じように、点呼と人数把握をして、解散場所まで送り届けましょう。

会計報告

旅行が終わってからも、幹事の仕事は残っています。
そう、会計報告です。

交通費

バス、列車、飛行機などの運賃の総額。

宿泊費

ホテルや旅館の料金。オプションなどがついて予約時より高くなることがあります。

宴会費

宴会費は、宿泊施設で宴会をするのであれば含まれるのが一般的です。
別の宴会場でやる場合、別途になります。

二次会の費用も含めて、しっかり精算しましょう。

レクリエーション/アクティビティ費

ビンゴや景品の代金、果物狩り、陶芸体験、工場見学などの入場料などがこれに当たります。

雑費

宿泊費、宴会費、レクリエーション等の費用の他、想定外にかかった費用などです。
バスに持ち込んだ飲み物や食べ物、酔い止め薬などの備品や幹事の持ち物、宿泊施設やレクリエーションを延長した際の延長代など、グループ旅行に予定外の出費はつきものです。
レシートをなくさずに、会計で報告しましょう。

余剰金

最後に余ったお金は、余剰金となります。
余剰金の扱いは一般的に以下の通りです。

• 人数割りして返金
• キャンセルした人に返金
• 一部不参加な人に返金
• 次回旅行までプール
• 幹事手当として受け取る

このあたりの扱いは、参加者の同意を得た上で決めましょう。

会計報告は、見えるようにして、お礼と一緒に参加者へメールやLINEなどで送りましょう。
ここまでが、幹事としての仕事です。

幹事をやるメリット、デメリット

ここまで見て、幹事って本当に大変だなぁ…面倒だなぁ…という思いを新たにした方も多いのではないでしょうか。

立候補して幹事になったのではなく、指名されたり順繰りで決まった場合には、なかなか乗り気になれない場合もあるでしょう。

みんなの思い出に残るいい旅行ができれば…と思えればいいですが、自分に何かメリットはあるんだろうか…と考えてしまいがちです。

幹事をやるメリットは以下のようなものがあります。

• チームの結束が上がる
• 幹事としての能力が上がる
• メンバーのことが理解できる
• メンバーからの評価が上がる

決まってしまったからには、参加者の笑顔が一つ見えるごとに1ポイント、などと自分の中で決めて、ゲームだと思うのが楽しくなるコツです。

幹事さんがつまらなそうにしていると、参加者も楽しめなくなってしまいます。幹事という立場で、自分でも旅行を楽しむことが何よりも団体旅行を安全で楽しいものにします。がんばってくださいね＾＾